Projektmanagement in der Industrie bedeutet, ein Investitions-, Anlagenbeschaffungs- oder Produktionsverlagerungsprojekt so zu planen, zu leiten und zu überwachen, dass Umfang, Zeitplan, Kosten und Risiken von der Bedarfsdefinition bis zur Inbetriebnahme und zum Produktionshochlauf unter Kontrolle bleiben. Gutes Projektmanagement ist in erster Linie kein Terminplanungswerkzeug, sondern Entscheidungsfindung: Was wird beschafft, wann wird eine Entscheidung festgeschrieben und wer ist wofür verantwortlich?
Bei Hefmec leiten wir industrielle Investitionsprojekte und unterstützen sie mit Projektingenieuren und weiteren Experten. In diesem Artikel erklären wir, wie ein Industrieprojekt verläuft, wie die Aufgaben zwischen Projektleiter und Projektingenieur verteilt sind und wann es sich lohnt, die Projektleitung extern einzukaufen.
Was bedeutet Projektmanagement in der Industrie?
In einem Industrieprojekt wird Produktion beschafft oder verändert: eine neue Fertigungslinie, eine Anlageninvestition, ein Umbau der Räumlichkeiten oder die Verlagerung einer gesamten Produktion. Die Grundlagen des Projektmanagements – Umfang, Zeitplan, Budget, Risiken und Qualität – sind dieselben wie in anderen Projekten, doch in der Industrie kommen einige Besonderheiten hinzu:
- Das Projekt läuft oft parallel zur laufenden Produktion, und jeder zusätzliche Produktionsstillstand kostet Geld.
- Es gibt viele Lieferanten: Anlagenhersteller, Linienlieferanten, Automatisierung, Elektrik und Bau. Probleme entstehen oft an den Schnittstellen zwischen ihnen.
- Anlagen werden durch Tests abgenommen, zuerst beim Lieferanten und dann am Aufstellungsort.
- In der Pharma- und Lebensmittelindustrie müssen Anlagen und Prozesse zusätzlich gemäß GxP-Anforderungen qualifiziert und dokumentiert werden.
Deshalb erfordert die Leitung eines Industrieprojekts sowohl Methoden des Projektmanagements als auch technisches Verständnis dessen, was beschafft wird.
Wie verläuft ein Industrieprojekt von der Definition bis zur Inbetriebnahme?
Ein Industrieprojekt verläuft typischerweise in fünf Phasen:
- Bedarf und Ziele: Was muss die Produktion leisten, mit welcher Kapazität und in welchem Investitionsrahmen? Die Anforderungen werden in einer Spezifikation der Benutzeranforderungen (URS) festgehalten, die die Grundlage für Beschaffung und Prüfung bildet.
- Konzept und Kostenschätzung: Layout, Automatisierungsgrad und Vergleich der Varianten. Eine Produktionssimulation hilft sicherzustellen, dass das Konzept die Zielkapazität vor der Investitionsentscheidung erreicht.
- Beschaffung: Ausschreibungsunterlagen, Lieferantenvergleich und Verträge. Je genauer die Anforderungen, desto vergleichbarer die Angebote.
- Umsetzung und Überwachung: Konstruktionsprüfungen, Fertigungsüberwachung beim Lieferanten, Umbauten der Räumlichkeiten und Montage.
- Prüfung und Inbetriebnahme: FAT (Factory Acceptance Test) beim Lieferanten, SAT (Site Acceptance Test) am Aufstellungsort, bei Bedarf Qualifizierung und schließlich der Produktionshochlauf.
Wir beginnen die Projektleitung mit einer Definitionsphase (Hefmec Project Definition, 2–4 Wochen), in der Ziele, Umfang und Randbedingungen des Projekts vor der Umsetzung festgelegt werden. Die Umsetzung leiten wir nach der Methode der kritischen Kette (CCPM, Critical Chain Project Management). Dabei werden die Zeitreserven zu gemeinsamen Puffern zusammengefasst statt einzelnen Aufgaben zugeordnet, sodass Verzögerungsrisiken früh sichtbar werden und Ressourcen auf die für das Projekt kritischen Aufgaben konzentriert werden können.
Wer macht was: Projektleiter und Projektingenieur?
Der Projektleiter ist für das Gesamtprojekt verantwortlich, der Projektingenieur für die technische Umsetzung. In einem großen Projekt kann es mehrere Projektingenieure geben, jeder in seinem Bereich, etwa Prozessanlagen, Automatisierung oder Räumlichkeiten.
| Rolle | Verantwortlich für | Typische Aufgaben |
|---|---|---|
| Projektleiter | Zeitplan, Budget, Risiken, Verträge und Berichterstattung an den Lenkungsausschuss | Projektplan, Änderungsmanagement, Kostenprognose, Lieferantensteuerung, Vorbereitung von Entscheidungen |
| Projektingenieur | Technische Umsetzung in seinem Bereich | Spezifikation der Anlagen, Prüfung der Lieferantenkonstruktionen, Koordination der Schnittstellen, Überwachung von Fertigung und Montage, FAT/SAT und Dokumentation |
Beim Bau einer neuen Fabrik gewinnt die Rolle des Projektingenieurs an Bedeutung, weil Anlagen, Räumlichkeiten und technische Systeme gleichzeitig fertig werden müssen. Oft bemerkt der Projektingenieur als Erster, dass ein Anlagenanschluss, ein Fundament oder ein Wartungsbereich nicht zu den Gebäudeplänen passt.
Wie werden Risiken und Kosten unter Kontrolle gehalten?
- Zeitpunkt der Entscheidungen: Eine Änderung ist in der Definitionsphase am günstigsten. Jede späte Änderung wirkt sich auf Lieferantenkonstruktionen, Beschaffung und Zeitplan aus. Deshalb werden Änderungen als dokumentierte Änderungsanträge behandelt, deren Auswirkungen auf Kosten, Zeitplan und Qualität vor der Entscheidung bewertet werden.
- Schnittstellen: Für jede Schnittstelle zwischen Lieferanten wird eine verantwortliche Person benannt. Mechanische, elektrische und Automatisierungsanschlüsse sowie bauliche Vorkehrungen werden vor der Fertigung geprüft, nicht erst bei der Montage.
- Kostenprognose: Ist-Kosten, gebundene Kosten und eine Schätzung der Restkosten werden regelmäßig aktualisiert. So wird eine Budgetabweichung sichtbar, solange sie noch beeinflusst werden kann.
- Technische Unterlagen: Anforderungen, Zeichnungen, Prüfprotokolle und Betriebsanleitungen werden während des gesamten Projekts aktuell gehalten. Werden die Unterlagen erst am Ende zusammengestellt, verzögert sich die Inbetriebnahme und die Wartung wird schwieriger.
Was sind typische Fallstricke in Industrieprojekten?
Nach unserer Erfahrung scheitern Projekte selten an einem großen Fehler, sondern an kleinen Entscheidungen, die nicht rechtzeitig getroffen werden. Typisch sind
- Die Benutzeranforderungen bleiben vage, und die Angebote sind nicht vergleichbar.
- Schnittstellen zwischen Lieferanten bleiben ohne Verantwortlichen.
- Im Zeitplan fehlt Zeit für Prüfungen und den Produktionshochlauf.
- Projekteigentümer und Entscheider sind unklar, sodass sich Entscheidungen verzögern.
- Die Dokumentation wird erst am Projektende zusammengestellt.
Wann lohnt sich die Auslagerung des Projektmanagements?
Ein externer Projektleiter oder Projektingenieur lohnt sich, wenn
- Ihre eigene Organisation die Produktion betreibt und keine freie Kapazität für die Projektleitung hat
- das Projekt selten ist, etwa eine neue Fabrik oder eine Produktionsverlagerung, und in Ihrer Organisation keine Erfahrung damit vorhanden ist
- Spezialwissen benötigt wird, etwa für FAT/SAT-Prüfungen, Qualifizierung oder GxP-Dokumentation.
Ein externer Projektleiter bringt Methoden und Erfahrung ein, die Entscheidungsbefugnis bleibt jedoch beim Auftraggeber. So gehörten zum Beispiel in einem umfangreichen Investitionsprojekt in der Automobilindustrie Projektingenieure, Konstrukteure und Experten zu unserem Team, die unter anderem für Audits sowie für Konstruktion, Beschaffung und Inbetriebnahme von Produktionsanlagen verantwortlich waren. Bei der größten Investition unseres Kunden aus der Pharmaindustrie seit Jahrzehnten wuchs unser Team auf rund zehn Experten, deren Aufgaben Qualifizierungen, Beschaffung und Inbetriebnahme von Prozessanlagen, FAT/SAT-Pläne und Aufgaben als Projektingenieur umfassten.
Bei Valmet Automotive haben wir die Umsetzung der Schweiß- und Montagelinien für ein neues Automodell von der Konstruktion bis zur Inbetriebnahme in einem engen Zeitplan koordiniert, und die Produktion lief in Rekordzeit an.
Haben Sie Fragen?
Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie wir Ihr Investitionsprojekt unterstützen können. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zu Projekt- und Expertendienstleistungen, oder wenden Sie sich direkt an unseren Serviceleiter:
Mika Julin, Serviceleiter, Projekt- und Expertendienstleistungen, Tel. +358 40 708 4567, mika.julin@hefmec.com
